Case de Sucesso

Confira como a Sympla reduziu 55 % do custo mensal com ferramentas a partir da implementação do Zeev

É uma empresa de tecnologia que atua no mercado de ticketing há 10 anos.

Com o desenvolvimento e amadurecimento foram surgindo diversos desafios externos e, principalmente, internos.

A gestão de processos é um deles.

O crescimento rápido resultou na descentralização e despadronização de muitos processos internos, que eram geridos por ferramentas distintas e sem parâmetros claros.

Em um diagnóstico realizado pelo Time de Governança Sympla, foram apontados diversas dores internas, como: 

▶ Uso de ferramentas dispersas para solicitações internas; 

▶ Dificuldade para os colaboradores realizarem as solicitações e compreenderem quais os fluxos definidos; 

▶ Recebimento de solicitações sem informações obrigatórias para o atendimento; 

▶ Falta de regularidade com as políticas internas, alçadas de aprovação e prazos;

▶ Dificuldade para as lideranças realizarem a gestão de indicadores e eficiência dos seus Times, uma vez que algumas ferramentas não suportavam esse tipo de acompanhamento.

Com este diagnóstico em mãos, fez-se necessário envolver o Time de Performance para a estruturação de um projeto que fosse capaz de atacar as dores apontadas. A PMO do Projeto Nosso Portal pôde analisar ainda que a dispersão dos canais de solicitação interna ocasionava em altos custos com ferramentas de automação de processos e esforços constantes do Time de Office IT para controle e gestão de licenças nas ferramentas.

A ausência de documentação dos fluxos e processos, dificultava também a gestão do conhecimento interno e treinamento de novos colaboradores.

A solução escolhida para viabilização do projeto foi o Zeev, sugerida pelo Grupo Movile, investidor da Sympla. A ferramenta foi escolhida por atender os principais requisitos que eram: segurança da informação, ferramenta moderna e amigável e de fácil integração. 

Apesar de os processos serem complexos e precisarem da atuação da TI, o fato de a ferramenta ser low-code agilizou a automatização dos processos e ainda permitiu que a automatização atendesse à complexidade dos processos, utilizando codificação.

Implementação

O Projeto Nosso Portal teve 4 fases: iniciação, planejamento, modelagem e implementação. 

O objetivo inicial era eliminar, pelo menos, uma das diversas ferramentas utilizadas na empresa para gestão de solicitações ou gestão de processos, ainda em 2022, automatizando os processos no Zeev.

Os objetivos com o uso

da nova ferramenta eram:

▶ Centralizar as solicitações, informações e documentação dos processos;

▶ Obter conformidade em relação às políticas internas da empresa;

▶ Aumentar a eficiência e controle dos processos por parte da gestão das áreas.

★ Centralização dos processos em uma única ferramenta;

★ Redução de 55% do custo mensal com outras ferramentas;

★ Redução de 62% do SLA do processo de compras (-32 dias);

★ + de 5 mil solicitações abertas no Zeev por mês;

★ Integrações importantes com base de dados;

★ Asseguramos o cumprimento

das políticas internas;

★ Asseguramos as alçadas

de aprovação;

★ Gestão do conhecimento, através da documentação dos processos;

★ Gestão e controle dos processos;

★ Histórico das solicitações.

Fatores de

sucesso

O fato de a diretoria e as equipes apoiarem o projeto foi um dos fatores principais para o sucesso da implantação do Zeev. Isso se deu pelo fato de que a gestão da mudança foi realizada com muito cuidado. 

“Os treinamentos e serviços oferecidos pela Zeev foi um fator que eliminou a nossa restrição técnica para a implantação da ferramenta.”

- Cibelle Lima l Analista de Negócios da Sympla

“A ferramenta foi escolhida por atender os principais requisitos que eram, segurança da informação, ferramenta moderna e amigável e de fácil integração.”

Cibelle Lima l Analista de Negócios da Sympla

Sobre a Sympla

A Sympla promove o encontro entre quem produz e quem vive experiências plurais. Uma solução digital completa para a compra de ingressos e gestão de eventos e conteúdos.

São mais de 10 anos de história, 3.300 cidades alcançadas em todo o país e 100 milhões de ingressos emitidos pela maior plataforma de eventos do Brasil.

www.sympla.com.br

Sobre a Zeev

Zeev tem como crença que qualquer pessoa pode facilitar sua rotina de trabalho. Por meio de nossas plataformas low-code, Zeev e Zeev docs, colocamos em suas mãos o superpoder de criar seu próprio software e transformar seus fluxos de trabalho e sua gestão de documentos.

Zeev se propõem a conectar os departamentos e fazer o trabalho fluir com leveza, otimizando seus resultados e favorecendo a escalada dos seus negócios. Isso tudo com nossa experiência e com nossa autoridade de quem já ganhou 6 prêmios internacionais. Temos como ponto central das nossas relações, a liberdade e a transparência. Foi pensando nisso que criamos o conceito de “Anywhere Office” e, hoje, encontramos colaboradores pelo Brasil inteiro e clientes distribuídos em mais 4 países.

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