Case de Sucesso
Case de automatização de processos no GHC premiado na Global Excellence Awards for BPM and Workflow
Grupo Hospitalar Conceição
O Grupo Hospitalar Conceição é o maior complexo hospitalar do Rio Grande do Sul e o maior do sul do país com atendimento 100% dedicado ao sistema Único de Saúde (SUS). Formado por 4 hospitais, 12 postos de saúde do Serviço de Saúde Comunitária, 3 Centros de Atenção Psicossocial (CAPS) e da Escola GHC.
O complexo abriga mais de 9 mil funcionários e realiza, anualmente, mais de 1 milhão de consultas e 27 mil cirurgias. O Grupo Hospitalar Conceição é referência nacional em atendimento pelo SUS e por sua busca permanente pela excelência em serviços de saúde, atendimento universal e gratuito a população.
O Grupo Hospitalar Conceição é o maior complexo hospitalar do Rio Grande do Sul e o maior do sul do país com atendimento 100% dedicado ao sistema Único de Saúde (SUS). Formado por 4 hospitais, 12 postos de saúde do Serviço de Saúde Comunitária, 3 Centros de Atenção Psicossocial (CAPS) e da Escola GHC.
O complexo abriga mais de 9 mil funcionários e realiza, anualmente, mais de 1 milhão de consultas e 27 mil cirurgias. O Grupo Hospitalar Conceição é referência nacional em atendimento pelo SUS e por sua busca permanente pela excelência em serviços de saúde, atendimento universal e gratuito a população.
O desafio
Para atender sua missão em prover assistência à saúde com excelência e eficácia organizacional, um dos processos de grande importância estratégica para o GHC é a compra de produtos e serviços que atendam a todo complexo hospitalar, conforme a Lei 8.666/93, que rege a aquisição de produtos e serviços com uso de fundos públicos.
O processo de compras envolve as diversas entidades e departamentos do complexo, passando pelas áreas de compras, pesquisa de mercado, departamento legal, orçamento, liberação financeira, publicação de editais, recebimento e revisão de propostas dos concorrentes, autorização de compras, contratos e monitoramento de entrega de materiais e prestação de serviços, entre outros.
As etapas de cada processo de compra eram realizadas manualmente, demandando uma enorme quantidade de recursos em pessoas, tempo e papel. Além disso, a descentralização tornava a gestão e o controle do andamento desses processos muito complexo, dificultando o acesso a informações precisas e à transparência nos serviços prestados à comunidade.
Para atender sua missão em prover assistência à saúde com excelência e eficácia organizacional, um dos processos de grande importância estratégica para o GHC é a compra de produtos e serviços que atendam a todo complexo hospitalar, conforme a Lei 8.666/93, que rege a aquisição de produtos e serviços com uso de fundos públicos.
O processo de compras envolve as diversas entidades e departamentos do complexo, passando pelas áreas de compras, pesquisa de mercado, departamento legal, orçamento, liberação financeira, publicação de editais, recebimento e revisão de propostas dos concorrentes, autorização de compras, contratos e monitoramento de entrega de materiais e prestação de serviços, entre outros.
As etapas de cada processo de compra eram realizadas manualmente, demandando uma enorme quantidade de recursos em pessoas, tempo e papel. Além disso, a descentralização tornava a gestão e o controle do andamento desses processos muito complexo, dificultando o acesso a informações precisas e à transparência nos serviços prestados à comunidade.
Os principais objetivos em relação à otimização e melhoria dos processos de compra do GHC passavam por:
| Sistematizar e padronizar todos os estágios envolvidos nos processos de compras entre todas as instituições que formam o complexo GHC.
| Reduzir o tempo de execução, agilizar o trabalho e gerar ganhos de produtividade.
| Permitir a pesquisa e o rastreamento de informações e documentos dos processos em andamento.
| Tornar mais transparentes as informações para a população em geral, em conformidade com a Lei 8.666/93.
| Gerar economia em custos de estocagem e logística de documentos físicos relacionados aos processos, reduzindo ou eliminando o uso de papel, contribuindo ainda para a sustentabilidade e o meio ambiente.
Os principais objetivos em relação à otimização e melhoria dos processos de compra do GHC passavam por:
| Sistematizar e padronizar todos os estágios envolvidos nos processos de compras entre todas as instituições que formam o complexo GHC.
| Reduzir o tempo de execução, agilizar o trabalho e gerar ganhos de produtividade.
| Permitir a pesquisa e o rastreamento de informações e documentos dos processos em andamento.
| Tornar mais transparentes as informações para a população em geral, em conformidade com a Lei 8.666/93.
| Gerar economia em custos de estocagem e logística de documentos físicos relacionados aos processos, reduzindo ou eliminando o uso de papel, contribuindo ainda para a sustentabilidade e o meio ambiente.
Implementação
Implementação
A implementação do Zeev no GHC promoveu a geração e compartilhamento de conhecimento, que passou a ser registrado e a não mais pertencer somente aos executores de cada tarefa, além de introduzir uma visão sistêmica da gestão do Processo de Compras, permitindo que se detectassem oportunidades de melhoria e otimização das atividades e procedimentos envolvidos.
Através do mapeamento de processos, foram identificadas 700 atividades que podiam ser otimizadas ou mesmo excluídas. Após o redesenho e modelagem, esse número foi reduzido para 566, ou seja, 19% de redução em tarefas que não agregavam valor. Além disso, os processos para cada tipo de compra passaram a ser feitos de forma eletrônica, concentrando toda a necessidade de bens e serviços no departamento de Gestão de Materiais, responsável por organizar e priorizar as necessidades de compras de cada área e instituição.
A implementação do Zeev no GHC promoveu a geração e compartilhamento de conhecimento, que passou a ser registrado e a não mais pertencer somente aos executores de cada tarefa, além de introduzir uma visão sistêmica da gestão do Processo de Compras, permitindo que se detectassem oportunidades de melhoria e otimização das atividades e procedimentos envolvidos.
Através do mapeamento de processos, foram identificadas 700 atividades que podiam ser otimizadas ou mesmo excluídas. Após o redesenho e modelagem, esse número foi reduzido para 566, ou seja, 19% de redução em tarefas que não agregavam valor. Além disso, os processos para cada tipo de compra passaram a ser feitos de forma eletrônica, concentrando toda a necessidade de bens e serviços no departamento de Gestão de Materiais, responsável por organizar e priorizar as necessidades de compras de cada área e instituição.
Operando em uma plataforma online, a ferramenta permitiu a todos os envolvidos no processo receber, realizar e monitorar atividades em tempo real pela internet, através de uma plataforma de interface simples e intuitiva, mostrando a cada usuário a lista de atividades pendentes, bem como seus deadlines.
Documentos como e-mails, certificados de fornecedores, cotações de preços e outros, até então impressos, passaram a ser anexados ao formulário eletrônico em todos os estágios do processo.
O uso da ferramenta permitiu, ainda, maior controle e monitoramento de performance, facilitando o acesso às informações, tanto internamente, para as equipes do GHC, quanto para a população em geral e órgãos de auditoria, tornando ainda mais transparentes as operações realizadas no sistema.
Operando em uma plataforma online, a ferramenta permitiu a todos os envolvidos no processo receber, realizar e monitorar atividades em tempo real pela internet, através de uma plataforma de interface simples e intuitiva, mostrando a cada usuário a lista de atividades pendentes, bem como seus deadlines.
Documentos como e-mails, certificados de fornecedores, cotações de preços e outros, até então impressos, passaram a ser anexados ao formulário eletrônico em todos os estágios do processo.
O uso da ferramenta permitiu, ainda, maior controle e monitoramento de performance, facilitando o acesso às informações, tanto internamente, para as equipes do GHC, quanto para a população em geral e órgãos de auditoria, tornando ainda mais transparentes as operações realizadas no sistema.
Resultados após implementação
Resultados após implementação
▶ Redução de custos
A partir da implementação da ferramenta, os custos de uso de papel nos processos até então manuais sofreram uma significativa redução já nos primeiros meses de operação, além de gerar economias em custos relacionados, como impressoras, cartuchos de tinta, armazenagem e deslocamento de documentos.
▶ Ganhos de produtividade
Redução considerável de erros e retrabalho e eliminação de atividades, substituídas por tarefas automatizadas pelo Zeev. O tempo ganho passou a ser direcionado pelas equipes para a melhoria contínua dos processos.
▶ Redução de custos
A partir da implementação da ferramenta, os custos de uso de papel nos processos até então manuais sofreram uma significativa redução já nos primeiros meses de operação, além de gerar economias em custos relacionados, como impressoras, cartuchos de tinta, armazenagem e deslocamento de documentos.
▶ Ganhos de produtividade
Redução considerável de erros e retrabalho e eliminação de atividades, substituídas por tarefas automatizadas pelo Zeev. O tempo ganho passou a ser direcionado pelas equipes para a melhoria contínua dos processos.
▶ Economia e tempo
Maior agilidade, com redução de até 70% no tempo de execução, conforme o tipo de processo de compras.
▶ Benefícios para a sociedade
A otimização e automatização com o Zeev gerou ainda maior transparência nos processos de compras, permitindo o acesso público a cidadãos e órgãos de auditoria, que passaram a ter acesso ao trâmite, ao status dos pedidos e ainda as informações de pareceres e datas relacionadas ao processo. A redução e eliminação de documentos em papel contribuiu, ainda, para a sustentabilidade e preservação de recursos naturais.
▶ Economia e tempo
Maior agilidade, com redução de até 70% no tempo de execução, conforme o tipo de processo de compras.
▶ Benefícios para a sociedade
A otimização e automatização com o Zeev gerou ainda maior transparência nos processos de compras, permitindo o acesso público a cidadãos e órgãos de auditoria, que passaram a ter acesso ao trâmite, ao status dos pedidos e ainda as informações de pareceres e datas relacionadas ao processo. A redução e eliminação de documentos em papel contribuiu, ainda, para a sustentabilidade e preservação de recursos naturais.
★ Expansão do uso do Zeev no GHC em 10 anos de parceria
★ Expansão do uso do Zeev no GHC em 10 anos de parceria
O Zeev foi implementado há mais de 10 anos no Grupo para melhorar o processo de compras.
Atualmente, o Zeev suporta fluxos de recursos da área de recursos humanos, a área de engenharia do hospital, financeiro, a escola GHC, solicitação de exames médicos. Além disso, existem alguns fluxos da área assistencial do hospital que também são suportados pelo Zeev, grande maioria integrados com outras ferramentas necessárias para a organização. O Zeev está presente em processos utilizados pelos colaboradores, por fornecedores e até por pacientes do hospital.
O Zeev foi implementado há mais de 10 anos no Grupo para melhorar o processo de compras.
Atualmente, o Zeev suporta fluxos de recursos da área de recursos humanos, a área de engenharia do hospital, financeiro, a escola GHC, solicitação de exames médicos. Além disso, existem alguns fluxos da área assistencial do hospital que também são suportados pelo Zeev, grande maioria integrados com outras ferramentas necessárias para a organização. O Zeev está presente em processos utilizados pelos colaboradores, por fornecedores e até por pacientes do hospital.
Inicialmente, a ferramenta era utilizada somente para o nível operacional e hoje já conta com diversos relatórios gerenciais para apoiar os níveis tático e estratégico. O uso da ferramenta Zeev é fundamental para a operação e gestão do Grupo Hospitalar.
Os principais fluxos no Zeev são:
Inicialmente, a ferramenta era utilizada somente para o nível operacional e hoje já conta com diversos relatórios gerenciais para apoiar os níveis tático e estratégico. O uso da ferramenta Zeev é fundamental para a operação e gestão do Grupo Hospitalar.
Os principais fluxos no Zeev são:
★ Fluxo de compras
★ Fluxo de compras
★ Fluxo de transporte (solicitação de ambulâncias): + de 1 mil instâncias por semana;
★ Fluxo de transporte (solicitação de ambulâncias): + de 1 mil instâncias por semana;
★ Fluxo de manutenção: + de 1 mil instâncias por semana.
★ Fluxo de manutenção: + de 1 mil instâncias por semana;
O Zeev suporta, aproximadamente, 35 mil solicitações por mês, com mais de 17 mil usuários ativos, entre funcionários e fornecedores. Existem mais de 300 processos automatizados disponíveis para os usuários iniciarem suas solicitações, que percorrem mais de mil tipos de fluxos e subfluxos dentro da ferramenta, devido à complexidade dos processos do Grupo.
Destaca-se que, atualmente, há uma fila de processos para serem automatizados no Zeev, devido à grande aderência dos colaboradores a ferramenta.
O Zeev suporta, aproximadamente, 35 mil solicitações por mês, com mais de 17 mil usuários ativos, entre funcionários e fornecedores. Existem mais de 300 processos automatizados disponíveis para os usuários iniciarem suas solicitações, que percorrem mais de mil tipos de fluxos e subfluxos dentro da ferramenta, devido à complexidade dos processos do Grupo.
Destaca-se que, atualmente, há uma fila de processos para serem automatizados no Zeev, devido à grande aderência dos colaboradores a ferramenta.
Reconhecimento
Reconhecimento
A iniciativa do GHC, inovadora para a gestão pública de saúde, tornou-se referência nacional e benchmark para outros hospitais em todo país.
A implementação do Zeev foi premiada com a Medalha de Prata no Global Excellence Awards for BPM and Workflow, patrocinado pela WfMC e BPM, a mais conceituada premiação do mundo no segmento de automatização de processos de negócio.
A iniciativa do GHC, inovadora para a gestão pública de saúde, tornou-se referência nacional e benchmark para outros hospitais em todo país.
A implementação do Zeev foi premiada com a Medalha de Prata no Global Excellence Awards for BPM and Workflow, patrocinado pela WfMC e BPM, a mais conceituada premiação do mundo no segmento de automatização de processos de negócio.
“Uma vantagem do software é a facilidade de integração… conseguimos integrar com os outros sistemas e isso é uma facilidade do Zeev"
- Stanley Loh l Analista de Sistemas no GHC
“Uma vantagem do software é a facilidade de integração… conseguimos integrar com os outros sistemas e isso é uma facilidade do Zeev"
- Stanley Loh l Analista de Sistemas no GHC
“Hoje, o Zeev é insubstituível, temos muitos fluxos dentro da ferramenta, como o financeiro, departamento pessoal, a escola GHC e solicitações de exames médicos.”
Marco Antônio Fisch l Gerente de Tecnologia da Informação no GHC
“Hoje, o Zeev é insubstituível, temos muitos fluxos dentro da ferramenta, como o financeiro, departamento pessoal, a escola GHC e solicitações de exames médicos.”
Marco Antônio Fisch l Gerente de Tecnologia da Informação no GHC
Sobre o GHC
O Grupo Hospitalar Conceição é o maior complexo hospitalar do Rio Grande do Sul e o maior do sul do país com atendimento 100% dedicado ao sistema Único de Saúde (SUS). Formado por 4 hospitais, 12 postos de saúde do Serviço de Saúde Comunitária, 3 Centros de Atenção Psicossocial (CAPS) e da Escola GHC.
O complexo abriga mais de 9 mil funcionários e realiza, anualmente, mais de 1 milhão de consultas e 27 mil cirurgias. O Grupo Hospitalar Conceição é referência nacional em atendimento pelo SUS e por sua busca permanente pela excelência em serviços de saúde, atendimento universal e gratuito a população.
Sobre o GHC
O Grupo Hospitalar Conceição é o maior complexo hospitalar do Rio Grande do Sul e o maior do sul do país com atendimento 100% dedicado ao sistema Único de Saúde (SUS). Formado por 4 hospitais, 12 postos de saúde do Serviço de Saúde Comunitária, 3 Centros de Atenção Psicossocial (CAPS) e da Escola GHC.
O complexo abriga mais de 9 mil funcionários e realiza, anualmente, mais de 1 milhão de consultas e 27 mil cirurgias. O Grupo Hospitalar Conceição é referência nacional em atendimento pelo SUS e por sua busca permanente pela excelência em serviços de saúde, atendimento universal e gratuito a população.
Sobre a Zeev
Zeev tem como crença que qualquer pessoa pode facilitar sua rotina de trabalho. Por meio de nossas plataformas low-code, Zeev e Zeev docs, colocamos em suas mãos o superpoder de criar seu próprio software e transformar seus fluxos de trabalho e sua gestão de documentos.
Sobre a Zeev
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Zeev se propõem a conectar os departamentos e fazer o trabalho fluir com leveza, otimizando seus resultados e favorecendo a escalada dos seus negócios. Isso tudo com nossa experiência e com nossa autoridade de quem já ganhou 6 prêmios internacionais. Temos como ponto central das nossas relações, a liberdade e a transparência. Foi pensando nisso que criamos o conceito de “Anywhere Office” e, hoje, encontramos colaboradores pelo Brasil inteiro e clientes distribuídos em mais 4 países.
Zeev se propõem a conectar os departamentos e fazer o trabalho fluir com leveza, otimizando seus resultados e favorecendo a escalada dos seus negócios. Isso tudo com nossa experiência e com nossa autoridade de quem já ganhou 6 prêmios internacionais. Temos como ponto central das nossas relações, a liberdade e a transparência. Foi pensando nisso que criamos o conceito de “Anywhere Office” e, hoje, encontramos colaboradores pelo Brasil inteiro e clientes distribuídos em mais 4 países.
Zeev | Você cresce, a gente cresce.
Conheça mais sobre a Zeev e nossas plataformas em www.zeev.it
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Como tornar seus
processos
automatizados
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Nossa missão é
entregar a você
o super poder de
criar softwares.
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